Współpraca z biurem rachunkowym to ważny krok dla każdego przedsiębiorcy – niezależnie od tego, czy dopiero zakładasz firmę, czy prowadzisz działalność od lat. Dobrze przygotowana umowa z biurem rachunkowym to podstawa bezpiecznej i przejrzystej współpracy. Warto wiedzieć, jak można ją podpisać, co powinna zawierać i jakie formy są dopuszczalne prawnie.
1. Umowa z biurem rachunkowym – po co jest potrzebna?
Umowa o świadczenie usług księgowych reguluje zasady współpracy między przedsiębiorcą a biurem rachunkowym. Chroni obie strony i jasno określa:
-
zakres obowiązków biura,
-
sposób przekazywania dokumentów,
-
terminy rozliczeń i raportów,
-
wysokość wynagrodzenia,
-
odpowiedzialność za ewentualne błędy.
Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że jego księgowość jest prowadzona rzetelnie, a biuro działa zgodnie z przepisami prawa.
2. Formy zawarcia umowy z biurem rachunkowym
a) Umowa w formie pisemnej (tradycyjnej)
To najczęściej stosowana forma. Umowę sporządza się w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron. Dokument podpisuje właściciel firmy oraz przedstawiciel biura rachunkowego.
Ta forma daje pewność, że wszystkie warunki są jasno określone i łatwe do udokumentowania.
b) Umowa zawarta elektronicznie (online)
Coraz więcej biur oferuje możliwość podpisania umowy online – bez konieczności osobistego spotkania.
Można to zrobić na kilka sposobów:
-
podpisem kwalifikowanym,
-
profilem zaufanym (ePUAP),
-
lub poprzez akceptację umowy przesłanej e-mailem (jeśli biuro dopuszcza taką formę).
W dobie cyfryzacji to najwygodniejsze rozwiązanie, zwłaszcza jeśli korzystasz z usług typu księgowość online.
c) Umowa zawarta przez pełnomocnika
Właściciel firmy może upoważnić inną osobę (np. menedżera lub wspólnika) do podpisania umowy w jego imieniu. W takim przypadku konieczne jest pełnomocnictwo – najlepiej pisemne, aby uniknąć wątpliwości przy ewentualnej kontroli.
3. Co powinna zawierać dobra umowa z biurem rachunkowym?
Każda umowa księgowa powinna być precyzyjna i dopasowana do specyfiki działalności. Powinny się w niej znaleźć:
-
dane obu stron,
-
szczegółowy zakres usług (księgowość, kadry, ZUS, rozliczenia VAT itp.),
-
sposób przekazywania dokumentów (osobiście, pocztą, elektronicznie),
-
terminy i forma płatności,
-
zasady odpowiedzialności biura,
-
warunki rozwiązania umowy,
-
informacja o ochronie danych (RODO).
Dobrą praktyką jest też określenie, kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w przekazywanych dokumentach.
4. Czy umowę można podpisać zdalnie z nowym biurem?
Tak. Obecnie większość biur rachunkowych umożliwia pełen proces obsługi online – od podpisania umowy po przekazywanie dokumentów i kontakt z księgowym.
Wystarczy:
-
Przesłać dane firmy,
-
Otrzymać projekt umowy w wersji elektronicznej,
-
Podpisać dokument elektronicznie lub przez ePUAP.
To szybkie, wygodne i w pełni legalne rozwiązanie, które zyskuje na popularności – zwłaszcza wśród małych firm i freelancerów.
5. Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy?
-
Upewnij się, że biuro rachunkowe ma ubezpieczenie OC – to gwarancja bezpieczeństwa.
-
Przeczytaj dokładnie zapisy o odpowiedzialności za błędy.
-
Sprawdź, czy w umowie jest jasno określony sposób komunikacji i czas reakcji biura.
-
Poproś o listę osób, które będą miały dostęp do Twojej dokumentacji.
Podsumowanie
Umowę z biurem rachunkowym można podpisać zarówno tradycyjnie, jak i online – w obu przypadkach jest ona równie ważna prawnie. W dobie cyfrowych usług coraz częściej przedsiębiorcy wybierają formę zdalną, która pozwala oszczędzić czas i formalności.
Bez względu na sposób podpisania, warto pamiętać, że dobrze sporządzona umowa to fundament bezpiecznej i efektywnej współpracy z księgowym.
Dodaj komentarz